公文書の誤廃棄について

　この度、個人情報が記載された公文書を保存期間の満了前に誤って廃棄したことが判明いたしました。
　市として、改めて公文書の適正管理の重要性を認識し、同様の事故を再び起こすことのないよう、対策に取り組んでまいります。
　なお、個人情報が記載された公文書は、市庁舎内で職員が裁断処理を行いましたので、個人情報が外部に漏えいするおそれはございません。

　固定資産税諸証明交付申請書（令和5年4月1日から令和6年3月31日までの受付分）で16,559件。

　交付申請書及び委任状に記載された個人情報（住所、氏名、法人名、法人所在地、固定資産の所在地等）、申請書の添付書類。

　誤廃棄が発覚した経緯は、令和5年度中に受け付けた固定資産税諸証明交付申請書を令和6年10月15日に確認した際、処分済みとした令和4年度の受付分が残っており、保存期間中の令和5年度分が見当たらなかったことによるものです。
　課内で状況を確認した結果、令和6年9月11日に実施した文書引継ぎの際、本来は令和4年度の文書を運び出すところ、誤って令和5年度のものを運び出し、処分対象としてシュレッダーによる裁断処理を行っていたことが判明しました。

　令和6年9月の文書引継ぎにおいて、年度の確認を怠り、誤った文書を気付かずに保存期間満了文書として廃棄してしまったことが原因であると考えております。

　今後、同様の事態が発生しないよう、職員の意識強化に努めるとともに、文書の保管方法と処分手順を見直し、複数人で確認・対応することで、公文書の適正管理の徹底を講じてまいります。